Ein Ausfallhonorar ist eine finanzielle Regelung, die zwischen einem Psychotherapeuten und einem Patienten festgelegt wird, um entstehende Kosten bei einer Verspätung oder einem Nichterscheinen des Patienten abzudecken. Es handelt sich um eine zusätzliche Gebühr, die neben den regulären Gebührenordnungen für Psychotherapeuten anfällt, wie die Gebührenordnung für Psychotherapeuten (GOP) oder der Einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM). Eine solche Vereinbarung ist zulässig und entspricht der Berufsordnung der Psychotherapeuten.
Das Hauptziel eines Ausfallhonorars ist es, den störungsfreien Ablauf einer Praxis zu sichern und gleichzeitig den finanziellen Verlust für den Psychotherapeuten abzumildern, sollte ein alternativer Patient für den verpassten Termin nicht gefunden werden können. Als eine Kompensation dient das Ausfallhonorar somit dem Ausgleich möglicher Einnahmeausfälle. Die Gebühr sollte dabei angemessen sein und üblicherweise nicht den Betrag überschreiten, der bei der Wahrnehmung des Termins durch den Patienten angefallen wäre.
Wichtig ist, dass die Vereinbarung über das Ausfallhonorar vor Beginn der therapeutischen Behandlung getroffen wird. Der Patient sollte über alle Honorarregelungen detailliert informiert werden, idealerweise in schriftlicher Form. Eine Unterzeichnung durch den Patienten sowie die Aushändigung einer Kopie der Vereinbarung stärken die Transparenz und das gegenseitige Verständnis. Bei Patienten, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, muss die Zustimmung eines erziehungsberechtigten Sorgeberechtigten zur Vereinbarung eingeholt werden.
Bevor jedoch ein Anspruch auf das Ausfallhonorar gerichtlich durchgesetzt wird, sollte der Psychotherapeut mögliche Probleme im Zivilrecht beachten. Die Rechtsprechung kann hierbei uneinheitlich sein, und es wird empfohlen, im Falle von Differenzen zunächst das Gespräch innerhalb der Behandlung zu suchen.
Bedingungen für die Fälligkeit eines Ausfallhonorars
Die Fälligkeit eines Ausfallhonorars tritt ein, wenn der Patient einen vereinbarten Termin nicht rechtzeitig absagt und dadurch der Praxis ein finanzieller Schaden entsteht. Abhängig von der jeweiligen Praxissituation und dem individuellen Fall kann das Honorar unterschiedlich ausfallen.
Grundsätzlich wird ein Ausfallhonorar in folgenden Fällen geltend gemacht:
- Bei nicht fristgerechter Absage und der Unmöglichkeit, einen Ersatzpatienten zu finden.
- Wenn der Patient den Termin ohne eigenes Verschulden nicht wahrnimmt, die Praxis aber keine Chance hatte, den Termin zeitnah neu zu vergeben.
- Bei wiederholtem Nichterscheinen oder verspäteter Absage durch den Patienten.
In solchen Fällen steht es der Praxis zu, ein Ausfallhonorar zu fordern, dessen genaue Höhe oft in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen vorgesehen ist. Doch Patienten sollten eine fair gestaltete Regelung vorfinden, die ihnen eine Entlastungsmöglichkeit bei unverschuldetem Verpassen des Termins bietet.
Zudem ist es unzulässig, ein Ausfallhonorar zu berechnen, wenn der Termin in einvernehmlicher Absprache mit der Praxis verschoben wird, oder wenn der Praxis keine Leistung entstanden ist, für die eine Vergütung gerechtfertigt wäre.
Klassifikation von Ausfallhonoraren
Ausfallhonorare können nach verschiedenen Szenarien unterschieden werden:
- Keine Absage des Patienten: Der Therapeut kann eine Vergütung fordern, muss dabei aber ersparte Aufwendungen einberechnen und eventuelle Einnahmen durch alternative Nutzung der Zeit berücksichtigen.
- Späte Absage des Patienten: Hier besteht im Grundsatz ebenfalls ein Vergütungsanspruch. Ersparnisse und anderweitige Nutzungen müssen genau wie bei der ersten Fallgruppe einbezogen werden.
- Rechtzeitige Absage und Neuterminierung: Fällt ein Termin aus, wird aber direkt ein Ersatztermin vereinbart, besteht kein Anspruch auf ein Ausfallhonorar.
Als Rechtsgrundlage hierfür dient § 615 BGB bezüglich des Annahmeverzugs. Ohne schriftlichen Vertrag ist es psychologischen Therapeuten erlaubt, Ausfallgebühren einzufordern, allerdings unter Anrechnung möglicher Einsparungen.
Es wird dazu geraten, mit dem Patienten einen schriftlichen Vertrag zu schließen. Dadurch wird nicht nur für eine einfache Berechnung der Pauschale gesorgt, sondern auch mögliche Unklarheiten im Vorfeld geklärt.
Kalkulation des Ausfallhonorars
Die konkrete Berechnung des Ausfallhonorars hängt von den geplanten Leistungen des Therapeuten während des verpassten Termins ab. Dabei geht es darum, den tatsächlichen Umsatzausfall zu kompensieren und nicht um eine pauschale Schadensersatzforderung.
Um eventuellen Schaden abzuwenden, wird empfohlen, dass Patienten ihre Termine mindestens 24 Stunden vorab absagen. Nur so kann die Praxis den freiwerdenden Termin neu vergeben. Kann der Patient diesen nicht rechtzeitig absagen und entsteht der Praxis dadurch ein Schaden, darf dies über eine vorher getroffene schriftliche Absprache, die eine Entschädigung in Höhe der geplanten Leistungen festschreibt, kompensiert werden.
Es ist wesentlich, dass ein Ausfallhonorar nur berechtigt ist, sofern der Praxis daraus ein tatsächlicher Schaden entstanden ist. Das ist hauptsächlich in Bestellpraxen der Fall, die ihren Behandlungsplan großzügig anlegen und spezifische Zeiten für einzelne Patienten reservieren.
Rechtliche Erwägungen in Bezug auf Ausfallhonorare
Die Vereinbarung von Ausfallhonoraren ist in der Regel zulässig, dabei existieren jedoch spezifische Regelungen und Vertagsgestaltungen, die eingehalten werden müssen.
Ein zentraler rechtlicher Bezugspunkt für Psychotherapeuten ist dabei die Berufsordnung. Gemäß dieser ist die Vereinbarung von Ausfallgebühren gestattet, sofern diese im Zuge der wirtschaftlichen Aufklärung mit dem Patienten vor Therapiebeginn geklärt wurden. Eine schriftliche Fixierung der Ausfallgebühr samt Höhe ist dabei ratsam. Sollte der Therapeut in der Lage sein, einem anderen Patienten einen Termin anzubieten, kann keine Ausfallgebühr verlangt werden.
Trotz der Zulässigkeit einer mündlichen Verständigung wird die schriftliche Form empfohlen. Dies schafft Klarheit und dient als Nachweis im Bedarfsfall. Bei Vereinbarungen im Rahmen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten noch speziellere Anforderungen, die ein Mindestmaß an Transparenz und eine Verständigungsmöglichkeit vom Patienten verlangen.
Die rechtliche Anerkennung von Ausfallhonoraren kann heikel sein, da Urteile der Zivilgerichte in diesem Bereich nicht einheitlich sind.
Internationaler Vergleich zu Ausfallhonoraren
Die Handhabung von Ausfallhonoraren variiert von Land zu Land. In Deutschland ist die Durchsetzbarkeit eines solchen schon gestattet, doch ähnliche Regelungen existieren auch in anderen Nationen.
In den Niederlanden beispielsweise müssen Patienten für verpasste Termine zahlen, während in Großbritannien die Praxis von Arzt zu Arzt unterschiedlich ist. In den USA variieren die Regelungen je nach Staat und medizinischer Einrichtung deutlich.
- In den Niederlanden wird eine Gebühr bis zu einem festgelegten Betrag erhoben, die Versicherungen üblicherweise nicht decken.
- In Großbritannien existiert keine einheitliche Praxis für Ausfallhonorare, was den Praxen individuelle Entscheidungen ermöglicht.
- In den USA unterscheidet sich die Handhabung von Staat zu Staat und von Praxis zu Praxis.
Die Praktiken in anderen Ländern sind divers und können von den deutschen Regelungen abweichen, was zeigt, dass das Thema Ausfallhonorar eine weltweite Relevanz hat.
Alternativen zu Ausfallhonoraren
Anstelle von Ausfallhonoraren könnten andere Lösungsansätze mehr Sinn ergeben, um dem Problem entgegenzuwirken.
- Die Nutzung von Terminservicestellen, um unkompliziert und zügig Arzttermine zu vermitteln.
- Apps zur Buchung von Arztterminen, die einen Überblick über verfügbare Zeiten bieten.
- Unterstützungsleistungen der Krankenkassen bei der Organisation und Buchung von Terminen.
Derzeit sind Ausfallhonorare in gewissen Fällen schon realisierbar, die Verbraucherzentrale Bundesverband hält sie allerdings nur für zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Es ist daher angebracht, vielschichtige Ansätze zu prüfen, damit die Problematik der verpassten Termine nachhaltig gelöst werden kann.
Rechtssichere Einziehung von Ausfallhonoraren in Deutschland
Um Ausfallhonorare in Deutschland rechtssicher einzufordern, müssen verschiedene Gesichtspunkte bedacht werden, da die Rechtsprechung hier nicht einheitlich ist. Entscheidend ist der geschlossene Behandlungsvertrag und die geltenden Kündigungsfristen bzw. -gründe aus Sicht des Patienten.
Reine Terminabsprachen begründen in Bestellpraxen Ansprüche, sofern vorab eine entsprechende Berechnung des Ausfallhonorars vereinbart und vom Patienten unterschrieben wurde. Wichtig ist dabei, dass dem Patienten in der Vereinbarung eine Möglichkeit eingeräumt wird, sich bei unverschuldetem Ausfall des Termins zu entlasten.
Im Falle einer gerichtlichen Auseinandersetzung muss der Arzt beweisen, dass er den Termin nicht anderweitig nutzen konnte und die Höhe des geforderten Honorars verhältnismäßig ist. Verschiedene Methoden stehen für die Berechnung zur Verfügung, wobei der Zeitaufwand und die damit verbundenen potenziellen Konsequenzen für das Arzt-Patienten-Verhältnis in Betracht gezogen werden müssen.