Wie lange sollten Unterlagen aufbewahrt werden?

Die Aufbewahrungsfrist für Unterlagen in Deutschland beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. Bei einer Handwerkerrechnung, die beispielsweise am 6. Juni 2022 ausgestellt wurde, beginnt die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren am 1. Januar 2023 und endet am 31. Dezember 2024. Diese Fristen gelten sowohl für analoge als auch für digitale Unterlagen.

Es wird empfohlen, Kontoauszüge regelmäßig herunterzuladen, um unabhängig zu sein, falls kein Zugriff auf den Account besteht. Auch bei persönlichen digitalen Dokumenten hängt die Aufbewahrungszeit von den individuellen Bedürfnissen ab. Es ist ratsam, regelmäßig zu überprüfen, welche Unterlagen gelöscht werden können, um den Überblick zu behalten. Entwürfe von Schreiben oder Tabellen können vernichtet werden, sobald die endgültige Version vorliegt.

Analoge Unterlagen, die nicht mehr benötigt werden, können geschreddert und im Papiermüll entsorgt werden. Dabei ist jedoch wichtig zu beachten, dass Dokumente, welche sensible Daten enthalten, DSGVO-konform vernichtet werden müssen. Festplatten sollten nicht einfach im Hausmüll entsorgt werden, sondern zum Wertstoffhof oder zu einem Elektrofachgeschäft gebracht werden. Dort können sie fachgerecht entsorgt werden. Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen können im verlinkten PDF von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv) gefunden werden.

Welche Unterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungsfristen für Unterlagen hängen von verschiedenen Faktoren ab. Im Allgemeinen beginnt die Aufbewahrungsfrist zum Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt oder ein Vertrag geschlossen wurde. Bei einer Handwerkerrechnung zum Beispiel beginnt die Aufbewahrungspflicht von 2 Jahren am 1. Januar des Folgejahres und endet am 31. Dezember zwei Jahre später.

Für digitale Unterlagen gelten die gleichen Aufbewahrungsfristen wie für analoge Unterlagen. Es wird jedoch empfohlen, regelmäßig Kontoauszüge herunterzuladen, um unabhängig von einem möglichen Account-Zugriff zu sein.

Bei persönlichen digitalen Dokumenten hängt die Aufbewahrungsdauer von den individuellen Bedürfnissen ab. Es wird empfohlen, regelmäßig zu überprüfen, welche Unterlagen gelöscht werden können, um den Überblick zu behalten. Entwürfe von Schreiben oder Tabellen können vernichtet werden, sobald die endgültige Version vorliegt.

Analoge und digitale Unterlagen sollten sicher vernichtet werden, sobald die Aufbewahrungspflicht vorbei ist. Analog Unterlagen mit persönlichen Angaben sollten geschreddert und im Papiermüll entsorgt werden. Es ist wichtig, dass sensible Daten gemäß der DSGVO-konform vernichtet werden. Dazu gehören unter anderem Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kontonummer, Krankendaten und weitere persönliche Informationen. Festplatten dürfen nicht im Hausmüll entsorgt werden, sondern sollten zum Wertstoffhof oder zu einem Elektrofachgeschäft gebracht werden.

Weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen können im verlinkten PDF von Bernhard Homa (Niedersächsisches Landesarchiv) und Christian Schlöder (Sächsisches Staatsarchiv) gefunden werden.

Wie lange Steuerunterlagen aufbewahren: Leitlinien und Vorschriften in Deutschland

Die Aufbewahrungsdauer von Steuerunterlagen in Deutschland hängt von verschiedenen Faktoren ab. Nach der deutschen Gesetzgebung sind private Einzelpersonen nicht mehr verpflichtet, Steuerbescheide und Steuerdokumente aufzubewahren, sobald der Steuerbescheid rechtskräftig wird. Dies gilt jedoch nicht für Personen mit einem Gesamteinkommen von mehr als 500.000 Euro pro Kalenderjahr. Diese müssen ihre Steuerunterlagen und Belege für sechs Jahre aufbewahren.

Es empfiehlt sich, private Bankunterlagen und Kontoauszüge mindestens drei Jahre aufzubewahren, da sie wichtige Nachweise für Zahlungseingänge und Überweisungen sind. Zu den weiteren relevanten Dokumenten, die Einzelpersonen aufbewahren sollten, gehören beispielsweise alte Mietverträge, Quittungen für Kautionen, Übergabeprotokolle, Quittungen für Garantieansprüche (in der Regel zwei Jahre) und Rechnungen von Handwerkern (fünf Jahre in Ausnahmefällen, z.B. bei Gebäudebau).

  • Bestimmte Dokumente wie Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Sterbeurkunden, Schul- und Universitätszeugnisse, medizinische Berichte und Nachweise über vorhandenes Immobilieneigentum sollten ein Leben lang aufbewahrt werden.
  • Dokumente, die mit der beruflichen Laufbahn zusammenhängen, wie Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsunterlagen, sollten mindestens bis zur Rente aufbewahrt werden.
  • Versicherungsunterlagen jeglicher Art sowie Dokumente zu finanziellen und Altersvorsorgeprodukten wie Sparkonten, Lebensversicherungen oder Anlageplänen sollten für die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.
  • Gerichtsurteile, Zahlungsaufforderungen und Kreditunterlagen sollten für 30 Jahre aufbewahrt werden.
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Es wird empfohlen, wichtige Dokumente zu kopieren und separat von den Originalen aufzubewahren, idealerweise in einem Safe oder einem Bankschließfach. Das Scannen und digitale Speichern der Dokumente ist ebenfalls ratsam, jedoch wird empfohlen, sie nicht zu Hause aufzubewahren, um den Zugriff auch im Falle eines Einbruchs oder Brandes zu gewährleisten.

Bitte beachten Sie, dass die bereitgestellten Informationen auf den gegebenen Rohinformationen basieren und möglicherweise nicht alle möglichen Szenarien abdecken. Es wird immer empfohlen, sich bei spezifischen individuellen Fällen mit einem Steuerberater oder Rechtsanwalt zu beraten.

Welche Unterlagen für die Steuererklärung aufbewahren

Wenn es um die Aufbewahrung von Unterlagen für die Steuererklärung geht, gibt es bestimmte Fristen und Empfehlungen, die zu beachten sind. Die relevanten Informationen basierend auf den gegebenen Rohdaten lauten wie folgt:

  • Selbstständige und Gewerbetreibende: Geschäftsunterlagen sollten für sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden, je nach Art der Dokumente.
  • Privatpersonen: Es gibt keine gesetzliche Aufbewahrungsregelung, aber es wird empfohlen, steuerlich relevante Unterlagen für mindestens vier Jahre aufzubewahren.
  • Kontoauszüge: Diese sollten mindestens vier Jahre lang aufbewahrt werden, da das Finanzamt Nachweise über bezahlte Werbungskosten, Sonderausgaben und außergewöhnliche Belastungen verlangen kann.
  • Endgültiger Steuerbescheid: Dieser sollte mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden, da eine eventuelle Steuerhinterziehung vom Finanzamt in diesem Zeitraum geahndet werden kann.
  • Handwerksrechnungen: Als Privatperson sollten Handwerksrechnungen für zwei Jahre aufbewahrt werden, um Schwarzarbeit nachweisen zu können. Handwerksleistungen mit Gewährleistungspflicht sollten sogar für fünf Jahre archiviert werden.
  • Bank- und Versicherungsunterlagen: Es gibt keine Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen, aber es wird empfohlen, solche Unterlagen solange aufzubewahren, wie die Versicherung oder der Kredit läuft.
  • Wichtige Urkunden und Identitätsnachweise: Geburts- und Heiratsurkunden, Ausweise, Zeugnisse und ähnliche Dokumente sollten dauerhaft sorgfältig archiviert werden, obwohl es keine offizielle Aufbewahrungspflicht gibt.

Bitte beachten Sie, dass diese Aufbewahrungsfristen und Empfehlungen allgemeiner Natur sind und je nach individueller Situation variieren können. Es wird empfohlen, bei steuerlichen Fragen einen Steuerberater zu konsultieren.

Wie lange Versicherungsunterlagen aufbewahren: Empfehlungen und bewährte Praktiken

Die Frage, wie lange Versicherungsunterlagen aufbewahrt werden sollten, ist von großer Bedeutung, um im Falle eines Schadens oder einer Leistungsauszahlung darauf zugreifen zu können. Im Allgemeinen sollten alle erforderlichen Versicherungsunterlagen solange aufbewahrt werden, wie die Versicherung genutzt wird. Dies bedeutet, dass auch nach Ablauf der Versicherungsperiode bestimmte Dokumente weiterhin aufbewahrt werden sollten.

Zu den Unterlagen, die auch nach Ablauf der Versicherungslaufzeit aufbewahrt werden sollten, gehören beispielsweise die Versicherungspolice und das Kündigungsschreiben. Die Versicherungspolice ist besonders wichtig bei der Auszahlung einer Rente oder im Falle eines Versicherungsanspruchs. Das Kündigungsschreiben dient als Nachweis für die Beendigung der Versicherung.

Nach Ablauf der Versicherungsperiode empfehlen Experten, die Versicherungsunterlagen für weitere drei Jahre aufzubewahren. Dies ermöglicht eine angemessene Aufbewahrung, falls es zu nachträglichen Fragen, Streitigkeiten oder Prüfungen kommt. Wenn Sie jedoch Unterlagen verlieren oder nicht mehr auffinden können, besteht die Möglichkeit, diese erneut bei Ihrem Versicherer anzufordern. In der Regel benötigen Sie dafür Ihre Kunden- oder Versicherungsnummer.

  • Zusätzlich zur physischen Aufbewahrung besteht inzwischen bei einigen Versicherungsgesellschaften die Möglichkeit, die Unterlagen digital in einem sicheren Ordner zu verwahren. Dies kann den Zugriff auf die Dokumente erleichtern und das Risiko von Verlust oder Beschädigung verringern.

Es ist ratsam, eine gründliche und systematische Aufbewahrung der Versicherungsunterlagen durchzuführen, um im Bedarfsfall schnell darauf zugreifen zu können. Durch die Beachtung dieser Empfehlungen und bewährten Praktiken stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit über die erforderlichen Informationen verfügen, um Ihre Versicherungsangelegenheiten effizient und reibungslos zu regeln.

Welche Unterlagen im Zusammenhang mit Versicherungen aufbewahren

Es ist wichtig, bestimmte Unterlagen im Zusammenhang mit Versicherungen ordnungsgemäß aufzubewahren. Die Dauer der Aufbewahrung kann je nach Art des Dokuments variieren. Hier sind einige wichtige Informationen, die Ihnen dabei helfen können:

  • Gesetzliche Aufbewahrungsfristen: Unternehmen und Selbstständige sollten steuerrelevante Dokumente wie Briefverkehr und Verträge für sechs Jahre aufbewahren. Jahresabschlüsse und Bilanzen sollten für zehn Jahre aufbewahrt werden.
  • Aufbewahrung von Baurechnungen: Rechnungen, die mit Bauleistungen zusammenhängen, sollten für zwei Jahre aufbewahrt werden.
  • Digitale Aufbewahrung: Grundsätzlich können alle relevanten Dokumente digital aufbewahrt werden, solange sie fälschungssicher sind.
  • Aufbewahrung von Urkunden: Urkunden wie Geburtsurkunden sollten sicher in Papierform aufbewahrt werden.
  • Aufbewahrung von Rechnungen und Quittungen: Andere Dokumente wie Rechnungen und Quittungen können in Papierform aufbewahrt werden, aber eine digitale Kopie reicht in den meisten Fällen aus.
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Die genaue Dauer der Aufbewahrung hängt von der Einzigartigkeit und Wichtigkeit des Dokuments ab. Zum Beispiel sollten Ausweise, Pässe, Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsbeschlüsse, Testament und Schulzeugnisse ein Leben lang aufbewahrt werden. Ebenso sollten Dokumente wie Scheidungsbeschlüsse, Testament, Sterbeurkunden, Meldung zur Sozialversicherung, Erbschein, Auszüge aus dem Kirchenbuch, Belege für die betriebliche Altersvorsorge und physische Wertpapiere ein Leben lang aufbewahrt werden.

Im Alltag entstehende Dokumente sollten für die Laufzeit des Vertrags plus zwei oder drei Jahre aufbewahrt werden. Kontoauszüge sollten für drei Jahre aufbewahrt werden. Rechnungen und Quittungen bei teuren Anschaffungen sollten während der Gewährleistungspflicht von zwei Jahren aufbewahrt werden. Versicherungspolicen sollten für die Laufzeit des Vertrags aufbewahrt werden.

Bitte beachten Sie, dass die genauen Aufbewahrungsfristen je nach individueller Situation und rechtlichen Bestimmungen variieren können. Es wird empfohlen, im Zweifelsfall professionellen Rat einzuholen.

Wie lange Bankunterlagen und Kontoauszüge aufbewahren

Es besteht keine spezifische gesetzliche Verpflichtung für Einzelpersonen, Bankunterlagen oder Kontoauszüge aufzubewahren. Es wird jedoch empfohlen, diese für einige Jahre aufzubewahren. Eine gute Richtlinie ist, sie mindestens drei Jahre lang aufzubewahren, da dies die allgemeine Verjährungsfrist für die meisten alltäglichen Transaktionen ist. Dies gilt unabhängig davon, ob die Auszüge gedruckt oder digital sind. Es ist wichtig, Zahlungen für bestimmte Rechnungen nachweisen zu können oder die Gültigkeit einer Garantiezeit bei Bedarf zu belegen. Bei größeren Anschaffungen oder persönlichen Veränderungen mit finanziellen Auswirkungen, wie dem Kauf eines Hauses oder einer Heirat, wird empfohlen, die Auszüge aus dieser Zeit länger aufzubewahren.

Für Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien, wie beispielsweise Handwerker- oder Dienstleisterrechnungen, sollten diese für mindestens zwei Jahre archiviert werden. Wenn jemand einen Gärtner oder Reinigungspersonal als haushaltsbezogene Dienstleistung steuerlich absetzen möchte, sollten die entsprechenden Kontoauszüge aufbewahrt werden, bis der Steuerbescheid eingegangen ist und die Einspruchsfrist abgelaufen ist.

Einzelne Personen mit einem jährlichen Einkommen von mehr als 500.000 Euro aus Beschäftigung, Kapitalanlagen, Miete und Leasing oder anderen Einkünften gemäß § 22 des Einkommensteuergesetzes sind aus steuerlichen Gründen verpflichtet, ihre Kontoauszüge für sechs Jahre aufzubewahren.

Für Unternehmer gelten strengere Regeln. Sie sind verpflichtet, ihre Buchhaltungsunterlagen, einschließlich der Bankunterlagen, zehn Jahre lang aufzubewahren.

Welche Unterlagen in Bezug auf Bankkonten und Finanzen aufbewahren

Es besteht keine rechtliche Verpflichtung, Bankauszüge aufzubewahren. Es wird jedoch empfohlen, dass Verbraucher ihre Bankauszüge für mindestens 3 Jahre aufbewahren. Dies gilt sowohl für Papierauszüge als auch für elektronische Auszüge. Eine Ausnahme von dieser Regel stellen Rechnungen von Handwerkern im Zusammenhang mit selbstgenutztem Eigentum dar, die für 2 Jahre aufbewahrt werden sollten. In allen anderen Fällen sollten Bankauszüge aufbewahrt werden, wenn die entsprechenden Rechnungen per Überweisung oder Lastschrift bezahlt wurden. Barzahlungen sollten außerdem durch Zahlungsbelege begleitet werden. Die Aufbewahrung von Bankauszügen ist wichtig für Garantieansprüche, Gewährleistungsansprüche und den Nachweis der Zahlung von Einkäufen oder Dienstleistungen. Die Aufbewahrungsfrist von drei Jahren für Bankauszüge basiert auf der Verjährungsfrist für alltägliche Transaktionen. Es wird empfohlen, Rechnungen und Bankauszüge für das laufende Jahr und die beiden folgenden Jahre aufzubewahren. Bankauszüge können auch für steuerliche Zwecke oder als Nachweis für Kindergeld erforderlich sein. Die Festsetzungsverjährung für Steuerangelegenheiten beträgt fünf Jahre.

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Für eine bessere Übersichtlichkeit hier eine Liste der Dokumente in Bezug auf Bankkonten und Finanzen, und ihre empfohlenen Aufbewahrungsfristen:

  • Bankauszüge: Mindestens 3 Jahre
  • Rechnungen von Handwerkern im Zusammenhang mit selbstgenutztem Eigentum: 2 Jahre
  • Zahlungsbelege für Barzahlungen: Solange wie nötig
  • Rechnungen und Zahlungsbelege für Garantieansprüche und Gewährleistungsansprüche: Solange wie nötig
  • Rechnungen und Bankauszüge als Nachweis der Zahlung von Einkäufen oder Dienstleistungen: Solange wie nötig
  • Bankauszüge für steuerliche Zwecke: Mindestens 5 Jahre
  • Bankauszüge als Nachweis für Kindergeld: Solange wie nötig

Es ist wichtig zu beachten, dass die empfohlenen Aufbewahrungsfristen dazu dienen, eventuelle Rückfragen oder rechtliche Ansprüche zu ermöglichen. Durch das Aufbewahren der entsprechenden Unterlagen können Verbraucher im Falle von Garantieansprüchen, Gewährleistungsansprüchen oder steuerlichen Angelegenheiten den erforderlichen Nachweis erbringen. Es wird daher empfohlen, regelmäßig eine Aufbewahrungsstrategie für Bankauszüge und andere relevante Dokumente im Zusammenhang mit Bankkonten und Finanzen umzusetzen.

Wie lange Arbeits- und Gehaltsunterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrung von Arbeits- und Gehaltsunterlagen ist ein wichtiges Thema für Arbeitnehmer:innen und Unternehmen. Es gibt festgelegte Richtlinien und Best Practices, die eingehalten werden sollten, um rechtlichen Vorgaben zu entsprechen und mögliche Konsequenzen zu vermeiden.

Gehaltsabrechnungen sollten bis zum Renteneintritt aufbewahrt werden, um einen Nachweis für spätere Rentenansprüche sicherstellen zu können. Besonders Arbeitnehmer:innen, die in der gesetzlichen Rentenversicherung versichert sind, sollten möglichst alle relevanten Unterlagen zur Rentenberechnung bis zum endgültig bestätigten Rentenanspruch aufbewahren.

Unternehmen müssen Gehaltsabrechnungen gemäß §41 Einkommenssteuergesetz (EStG) aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist dafür beträgt in der Regel 6 Jahre. Zusätzlich müssen die für die betriebliche Gewinnermittlung relevanten Lohnunterlagen mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 01.01. des Kalenderjahres, welches auf die zuletzt eingetragenen Lohnzahlungen folgt, und endet 6 bzw. 10 Jahre später am 31.12.

Bei Nichtbeachtung der Aufbewahrungsfrist können fehlende Dokumente Konsequenzen nach sich ziehen. Das Finanzamt kann Nachzahlungen anfordern und sogar Geld- oder Haftstrafen verhängen. Es ist daher empfehlenswert, Gehaltsabrechnungen am besten digital aufzubewahren, um die Aufbewahrungsfristen einzuhalten und keine Unterlagen zu verlieren. Die digitale Gehaltsabrechnung bietet nicht nur Rechtssicherheit, sondern auch weitere Vorteile für Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen.

Welche Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeit und Gehalt aufbewahren?

Wenn es um die Aufbewahrung von Unterlagen im Zusammenhang mit Arbeit und Gehalt geht, ist es wichtig zu wissen, welche Dokumente relevant sind und wie lange sie aufbewahrt werden sollten. Im Folgenden finden Sie eine Liste der relevanten Informationen und die empfohlene Aufbewahrungsfrist für jede Art von Dokument:

  • Personalakten: Personalakten sollten so lange aufbewahrt werden, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre ab dem Ende des Arbeitsvertrags. Es gibt jedoch keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für alle Dokumente einer Personalakte. Die Aufbewahrungsdauer hängt von der Art der enthaltenen Dokumente ab.
  • Steuerrechtliche Dokumente: Bestandteile der Personalakten, die steuerrechtlich relevant sind, müssen gemäß § 41 EStG aufbewahrt werden. Verdienstabrechnungen, elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale (ELStAM) und andere Belege für den Lohnsteuerabzug sollten sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, sollten sogar zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Sozialversicherungsrechtliche Dokumente: Dokumente, die für das Sozialversicherungsrecht relevant sind, sollten entsprechend aufbewahrt werden. Arbeitszeit- und Entgeltnachweise sollten beispielsweise fünf Jahre lang aufbewahrt werden (§ 165 SGB VII). Dokumente zur betrieblichen Altersvorsorge sollten sechs Jahre lang zugänglich sein, aber bei einem Eintritt des Versorgungsfalls können sie sogar bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.

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