Wie funktioniert elektronische Krankmeldung in Deutschland?

In Deutschland erfolgt die elektronische Krankmeldung komplett digital. Arbeitnehmer erhalten nicht mehr wie bisher drei Bescheinigungen in der Arztpraxis, sondern nur noch einen Papierausdruck für ihre Unterlagen. Die eigentliche Krankmeldung wird elektronisch direkt an die gesetzliche Krankenkasse übermittelt, von wo aus der Arbeitgeber darauf zugreifen kann. Krankenhäuser nehmen ebenfalls am digitalen Verfahren teil, während Privatärzte nicht daran beteiligt sind. Bei technischen Störungen gibt es Ersatz-Bescheinigungen, die der Arbeitnehmer selbst an Krankenkasse und Arbeitgeber schicken muss.

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gilt jedoch nur für gesetzlich Krankenversicherte. Privatversicherte und Beihilfeberechtigte erhalten die Krankmeldung weiterhin in Papierform. Auch Minijobber und Eltern kranker Kinder sind von der digitalen Krankschreibung ausgenommen. Um sich online krankschreiben zu lassen, müssen erkrankte Arbeitnehmer dennoch ihren Arbeitgeber umgehend über ihre Krankheit informieren und ab dem vierten Tag der Krankheit eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen.

Durch die Digitalisierung der Krankmeldung sollen Arbeitnehmer und Krankenkassen entlastet werden. Der Arbeitgeber erfährt allerdings weder den Namen des Arztes noch die gestellte Diagnose. Die übermittelten Informationen umfassen lediglich den Namen der versicherten Person, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Angabe, ob es sich um einen Erst- oder Folgeantrag handelt. Die Daten werden erst nach dem Tag der Krankschreibung verfügbar und über abgesicherte Kommunikationsserver verschlüsselt übermittelt. Vor der Weitergabe der Daten erfolgt ein Abgleich mit dem Datenstand der Krankenkasse.

Was ist eine elektronische Krankmeldung und wofür wird sie benötigt?

Eine elektronische Krankmeldung, auch bekannt als elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), ist eine digitale Form der Bescheinigung, die ab dem 1. Januar 2023 von Arbeitgebern elektronisch bei den Krankenkassen angefordert werden muss. Dabei entfällt die bisherige Papiermeldung komplett.

Der Zweck dieser elektronischen Krankmeldung besteht darin, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitsunfähigkeit unverzüglich an den Arbeitgeber melden, selbst vor dem Arztbesuch oder Krankenhausaufenthalt. Dabei müssen sie auch die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit angeben. Die Arztpraxis übermittelt die Daten elektronisch an die Krankenkasse, entweder direkt nach dem Arztbesuch oder spätestens bis 24:00 Uhr. Bei einem Krankenhausaufenthalt werden die Aufenthalts- und Entlassungsdaten vom Krankenhaus an die Krankenkasse übermittelt.

Die elektronische Krankmeldung bietet verschiedene Vorteile. Zum einen ermöglicht sie eine schnellere und effizientere Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten. Der Arbeitgeber oder sein Beauftragter kann die eAU am Folgetag der ärztlichen Feststellung abrufen. Darüber hinaus entfällt der Aufwand für die physische Weitergabe der AU-Bescheinigung vom Arbeitnehmer an den Arbeitgeber. Zudem ermöglicht die elektronische Krankmeldung eine zentrale Speicherung und schnelle Abrufbarkeit der Daten für alle Beteiligten.

Vorteile der elektronischen Krankmeldung in Deutschland

Dank der Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ergeben sich in Deutschland mehrere Vorteile. Hier sind die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Automatische Übermittlung: Die eAU wird automatisch an den Arbeitgeber und die Krankenkasse übermittelt, was den Versicherten Zeit und Aufwand erspart.
  • Zuverlässige Dokumentation: Die eAU ermöglicht eine zuverlässige und lückenlose Dokumentation der Krankheitszeiten bei den Krankenkassen. Dies ist wichtig für die korrekte und pünktliche Auszahlung von Krankengeld.
  • Vereinfachung und Sicherheit: Die Digitalisierung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vereinfacht und sichert den Prozess im Vergleich zur papiergebundenen Variante. Die Daten werden innerhalb des sicheren digitalen Netzwerks zum Austausch von Gesundheitsdaten (Telematikinfrastruktur) übermittelt.
  • Kostenersparnis: Die eAU verringert die Kosten im Vergleich zum Postweg, da keine physische Übermittlung mehr erforderlich ist.
  • Schnellere Bearbeitung: Der Arbeitgeber kann die eAU unmittelbar nach der Ausstellung abrufen, sodass der Krankenstand schneller in der Arbeitsplanung berücksichtigt werden kann.
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Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bietet also sowohl für die Versicherten als auch für die Arbeitgeber und Krankenkassen zahlreiche Vorteile. Durch die automatische Übermittlung sparen die Versicherten Zeit und Aufwand, während eine zuverlässige Dokumentation und die vereinfachte Abwicklung den Prozess effizienter machen. Zudem entsteht eine Kostenersparnis durch den Wegfall der physischen Übermittlung per Post. Nicht zuletzt ermöglicht die eAU auch eine schnellere Bearbeitung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung, was für den Arbeitgeber von Vorteil ist, um den Krankenstand in der Arbeitsplanung besser berücksichtigen zu können.

Ablauf der elektronischen Krankmeldung in Deutschland

Die elektronische Krankmeldung, eingeführt seit dem 1. Januar 2023, vereinfacht den Prozess für gesetzlich Krankenversicherte in Deutschland. Anstelle eines Papierdokuments übermittelt die Arztpraxis die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse. Arbeitnehmer müssen sich jedoch weiterhin bei ihren Arbeitgebern krank melden. Sobald eine ärztliche Krankschreibung vorliegt, können Arbeitgeber die Krankmeldung direkt digital bei der Krankenkasse abrufen. Die Patienten erhalten lediglich einen Papierausdruck für ihre Unterlagen. Die eigentliche Krankschreibung erfolgt jedoch digital.

Die elektronische Krankmeldung gilt ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte und nicht für Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Minijobber in Privathaushalten. Auch die Bescheinigung für erkrankte Kinder von Arbeitnehmern erfolgt weiterhin in Papierform.

Beim Arztbesuch erhalten Patienten lediglich einen Papierausdruck der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Die Arztpraxis übermittelt über die hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur den Namen der versicherten Person, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung elektronisch an die Krankenkasse. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass der Arbeitgeber keine Details über den ausstellenden Arzt oder die gestellten Diagnosen erhält.

Die Übermittlung der Daten erfolgt sicher und verschlüsselt, indem sie über die Telematikinfrastruktur übertragen werden. Sollte es zu Problemen mit dem Internet kommen, können die Daten vorübergehend in der Praxis-Software gespeichert und zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt werden. Bei technischen Schwierigkeiten kann auch auf das Ersatzverfahren mit Papierausdrucken zurückgegriffen werden. Ein wichtiger Hinweis ist, dass telefonische Krankschreibungen zum 31. März 2023 eingestellt wurden und lediglich eine Sonderregelung während der Corona-Pandemie darstellten.

Voraussetzungen für die elektronische Krankmeldung in Deutschland

Die elektronische Krankmeldung in Deutschland ist seit dem 1. Januar 2023 für gesetzlich Krankenversicherte gültig. Dieses Verfahren ermöglicht es, die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse zu übermitteln. Arbeitgeber müssen jedoch weiterhin von ihren Arbeitnehmern über deren Krankheit informiert werden. Nachdem der Arzt eine Krankschreibung ausgestellt hat, können Arbeitgeber die Krankmeldung direkt digital bei der Krankenkasse abrufen. Während die Krankschreibung selbst digital erfolgt, erhalten gesetzlich versicherte Patienten nur einen Papierausdruck für ihre Unterlagen.

Um von der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) profitieren zu können, müssen Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert sein. Privatversicherte, Beihilfeberechtigte und Minijobber in Privathaushalten erhalten weiterhin ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und ihre private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle versenden. Auch die Bescheinigung für kranke Kinder von Arbeitnehmern erfolgt weiterhin auf Papier.

Bei der Ausstellung der eAU durch den Arzt erhalten Patienten lediglich einen Papierausdruck für ihre Unterlagen. Die Arztpraxis übermittelt den Namen, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie die Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse. Die Daten sind ab dem Folgetag nach der Krankschreibung verfügbar und werden über abgesicherte Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenversicherung den Arbeitgebern zur Verfügung gestellt.

  • Die Übermittlung der Daten erfolgt über die hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur und die Daten werden verschlüsselt übertragen.
  • Bei Internet-Problemen werden die Daten durch die Praxis-Software gespeichert und der Versand erfolgt, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
  • Bei technischen Problemen mit der digitalen Übermittlung können Arztpraxen das Ersatzverfahren mit Papierausdrucken anwenden. In einem solchen Fall schicken gesetzlich Versicherte den Ersatzausdruck an ihre Krankenkasse, die die Daten digitalisiert und den Arbeitgebern bereitstellt.
  • Die telefonische Krankschreibung wurde zum 31. März 2023 eingestellt und war eine Sonderregelung während der Corona-Pandemie.
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Durch die elektronische Krankmeldung und Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung wird die Dokumentation der Arbeitsunfähigkeiten für gesetzlich Versicherte vereinfacht und beschleunigt. Dieses System trägt zur Entlastung der Arbeitnehmer und gesetzlichen Krankenkassen bei, insbesondere bei der Auszahlung von Krankengeld. Es ermöglicht eine effiziente und sichere Kommunikation zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern.

Was passiert nach der elektronischen Krankmeldung in Deutschland?

Nach der elektronischen Krankmeldung müssen gesetzlich Versicherte in Deutschland die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung nicht mehr physisch an ihre Krankenkasse oder ihren Arbeitgeber senden. Stattdessen übermittelt die Arztpraxis die Krankmeldung elektronisch an die gesetzliche Krankenkasse. Durch dieses digitale Verfahren entfällt der lästige Papierkram und der Austausch der Informationen erfolgt schnell und sicher.

Die Krankmeldung kann nun direkt digital von Arbeitgebern bei der Krankenkasse abgerufen werden. Durch die hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur werden die Daten verschlüsselt übertragen, um die Privatsphäre der Versicherten zu schützen.

Wichtig zu beachten ist, dass die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ausschließlich für gesetzlich Krankenversicherte gilt. Privatversicherte und Beihilfeberechtigte erhalten weiterhin ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen in Papierform. Ebenso erhalten Minijobber in Privathaushalten sowie kranke Kinder von Arbeitnehmern weiterhin Papierbescheinigungen.

  • Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen werden über die Telematik-Infrastruktur elektronisch an die Krankenkasse übermittelt.
  • Arbeitgeber können die Krankmeldung digital bei der Krankenkasse abrufen.
  • Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt, um die Privatsphäre der Versicherten zu schützen.
  • Bei technischen Problemen wird auf ein Ersatzverfahren mit Papierausdrucken zurückgegriffen.
  • Die telefonische Krankschreibung ist seit dem 31. März 2023 nicht mehr möglich.

Dank der elektronischen Krankmeldung wird der Prozess der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Deutschland effizienter und moderner gestaltet. Die Digitalisierung ermöglicht eine schnellere Kommunikation zwischen Arzt, Krankenkasse und Arbeitgeber, wodurch Versicherte schneller von ihrem Anspruch auf Krankengeld profitieren können.

Arbeitgeber Verpflichtung zur Annahme der elektronischen Krankmeldung in Deutschland

Ja, ab Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Deutschland eingeführt. Arbeitgeber sind dann gesetzlich dazu verpflichtet, die elektronischen Krankmeldungen anzunehmen. Mit dem neuen Verfahren entfällt für Arbeitnehmer die Notwendigkeit, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung persönlich beim Arbeitgeber vorzulegen.

Stattdessen stellen die Krankenkassen die relevanten Daten elektronisch zur Verfügung, und die Arbeitgeber rufen diese ab. Dieser Schritt wurde bereits im Bürokratieentlastungsgesetz III beschlossen und sollte ursprünglich am 1. Januar 2022 in Kraft treten. Der Start wurde jedoch auf den 1. Juli 2022 und schließlich auf den 1. Januar 2023 verschoben.

Während der Pilotphase werden Ärzte weiterhin die Papierbescheinigung ausstellen müssen, damit der Patient sie an den Arbeitgeber weitergeben kann. Arbeitnehmer informieren den Arbeitgeber über ihre Arbeitsunfähigkeit, indem dieser die relevanten Daten elektronisch bei der Krankenkasse abruft. Die Krankenkasse stellt dem Arbeitgeber Informationen wie den Namen des Beschäftigten, den Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit, das Datum der ärztlichen Feststellung und weitere relevante Angaben bereit.

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Unternehmen müssen ihre internen Prozesse anpassen, da die bisherige Vorlagepflicht des gelben Zettels durch die elektronische Krankmeldung ersetzt wird. Arbeitnehmer haben weiterhin die Verpflichtung, ihre Arbeitsunfähigkeit dem Arbeitgeber zu melden und ärztlich feststellen zu lassen. Die Vorlagepflicht der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt jedoch, da die Krankenkassen die relevanten Daten elektronisch bereitstellen. Arbeitnehmer erhalten jedoch weiterhin eine Papierbescheinigung als Nachweis.

Sicherheit der elektronischen Krankmeldung in Deutschland

Die Sicherheit der elektronischen Krankmeldung in Deutschland ist ein wichtiger Aspekt bei der Einführung des neuen Systems. Um den Datenschutz und die Vertraulichkeit der persönlichen Daten zu gewährleisten, wurden umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzbestimmungen implementiert.

Die Übermittlung der Krankmeldungen erfolgt über eine hochabgesicherte Telematik-Infrastruktur. Dabei werden die Daten verschlüsselt übertragen, um eine unbefugte Einsichtnahme oder Manipulation zu verhindern. Sowohl in der Arztpraxis als auch bei der Übertragung der Daten werden strenge technische und organisatorische Sicherheitsstandards eingehalten.

Im Falle von Internet-Problemen werden die Daten vorübergehend in der Praxis-Software gespeichert und erst übermittelt, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist. Falls es technische Schwierigkeiten mit der digitalen Übermittlung gibt, können Arztpraxen auf ein Ersatzverfahren mit Papierausdrucken zurückgreifen. Die gesetzlich versicherten Patienten senden dann den Ersatzausdruck an ihre Krankenkasse, die die Daten digitalisiert und den Arbeitgebern zur Verfügung stellt.

Die Sicherheitsvorkehrungen und Datenschutzbestimmungen gewährleisten einen zuverlässigen Schutz der persönlichen Daten bei der elektronischen Krankmeldung. Die implementierten Maßnahmen gewährleisten, dass die Daten vertraulich behandelt werden und nur autorisierte Personen Zugriff darauf haben. Somit können sowohl die Patienten als auch die Arbeitgeber darauf vertrauen, dass ihre sensiblen Daten sicher übermittelt und geschützt sind.

Ausnahmen für die Nutzung der elektronischen Krankmeldung in Deutschland

Sobald der 1. Januar 2023 erreicht ist, müssen alle Arbeitgeber in Deutschland elektronisch Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (Krankschreibungen) bei den Krankenkassen anfordern. Die Verwendung von Papierbescheinigungen wird abgeschafft.

Wenn die elektronische Krankmeldung noch nicht bei der Krankenkasse eingegangen ist (z.B. aufgrund von Verzögerungen bei der Übermittlung aus der Arztpraxis oder fehlender Internetverbindung in der Arztpraxis), erhält der Arbeitgeber oder sein Vertreter eine Fehlermeldung beim Versuch, die Bescheinigung abzurufen. In solchen Fällen kann es zu Verzögerungen beim Zugriff auf die elektronische Krankmeldung kommen.

Die rechtliche Grundlage für die Einführung der elektronischen Krankmeldung ist § 109 Abs. 1 SGB IV in Verbindung mit § 295 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB V. Die Krankenkassen sind verpflichtet, eine Benachrichtigung für den Arbeitgeber zu erstellen, um die Krankmeldungsdaten abzurufen, nachdem sie diese erhalten haben. Ähnliche Bestimmungen gelten für die erwartete Dauer und das Ende von Krankenhausaufenthalten (§ 109 Abs. 3a SGB IV) sowie für arbeitsbedingte Unfälle und Berufskrankheiten (§ 109 Abs. 3b SGB IV).

Zu beachten ist, dass die Pflicht zur Krankmeldung gemäß § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG (Entgeltfortzahlungsgesetz) über den 1. Januar 2023 hinaus bestehen bleibt. Die elektronische Krankmeldung sollte nur abgerufen werden, wenn der Mitarbeiter bereits verpflichtet ist, seine Krankheit von einem Arzt bescheinigen zu lassen und der Arzt die Bescheinigung bereits an die Krankenkasse übermittelt hat.

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